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Archives communales

Contact :

Par courrier :

Hôtel de Ville de Comines / Collège des Bourgmestre et Échevins
Place Sainte-Anne 21
7780 Comines-Warneton
Par e-mail :

 

Présentation du Service

« Archives : tous les documents qui, quels que soient leur date, leur forme matérielle, leur stade d’élaboration ou leur support, sont destinés, par leur nature, à être conservés par une autorité publique ou par une personne privée, une société ou une association de droit privé, dans la mesure où ces documents ont été reçus ou produits dans l’exercice de leurs activités, de leurs fonctions ou pour maintenir leurs droits et obligations. »

Le Service des Archives communales de Comines-Warneton, intégré à la Direction générale (anciennement « Secrétariat communal ») est chargé de gérer au quotidien les documents produits ou reçus par l’Administration dans le cadre de ses fonctions et activités. C’est ainsi que les dossiers sont inventoriés et classés, subissent éventuellement un tri en accord avec les directives des Archives générales du Royaume avant d’être conservés pour leur valeur historique et scientifique ou d’être éliminés une fois leur délai de conservation dépassé et s’ils ne présentent pas d’intérêt patrimonial.

Trois sites existent sur l’entité pour la conservation physique des documents. Le premier se situe à Ploegsteert, pour les archives d’avant-fusion des communes (Comines, Bas-Warneton, Houthem, Le Bizet, Ploegsteert, Warneton), c’est-à-dire antérieures à 1977. Les deux autres sont à Comines, pour les archives d’après-fusion (postérieures à 1977).

Nombre de documents ont été détruits lors de la Première Guerre mondiale, la commune se situant à proximité de la ligne du front pendant la majeure partie du conflit. D’autres, plus anciens, ont déjà été versés aux Archives de l’Etat à Tournai et ont fait l’objet d’un inventaire « papier » :

Gahide, R., Inventaire des archives communales de Warneton (1793-1871), Comines-Warneton, 1987 (Études et documents édités par la Société d’Histoire de Comines-Warneton et de la Région, VII).

Il est néanmoins recommandé d’effectuer une recherche dans la banque de données disponible sur le site Internet des Archives de l’État pour davantage de résultats.

La Société d’Histoire de Comines-Warneton et de la Région, active depuis 1959, publie annuellement ses Mémoires depuis 1971. Conservant un grand nombre de documents relatifs à l’histoire locale et régionale, elle est dotée d’un Musée et d’un Centre de documentation ouverts au public. S’y trouvent également une copie des registres paroissiaux des communes de la Lys et les tables générales d’état civil de Comines-Warneton de 1796 à 1977.

 

Définition de la demande / Marche à suivre

Respectant en ce sens les modalités de consultation mises en place aux Archives générales du Royaume, les documents administratifs de plus de 30 ans peuvent être consultés librement s’ils ne sont pas : « sensibles » en ce qui concerne le respect de la vie privée, à caractère environnemental, relatifs à l’organisation de la police ou des services d’incendies (Loi du 12/11/1997 relative à la publicité de l’administration dans les provinces et communes), sans quoi l’autorisation du Collège échevinal est requise. Pour les documents de moins de 30 ans, cette autorisation est obligatoire.

Néanmoins, s’il s’agit d’un acte d’achat, de vente, d’échange, etc., une copie ne pourra être délivrée qu’aux signataires, à leurs héritiers ou ayant-droit.

L’arrêté royal du 05/01/2014 fixe un délai de 120 ans pour la libre consultation des registres de population et des étrangers à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques. Cela signifie que le registre doit être clos depuis 120 ans pour être librement mis à disposition du chercheur ou pour que ce dernier puisse recevoir des extraits ou certificats.

Si le registre est clôturé depuis moins de 120 ans, l’Administration communale ne pourra délivrer ces documents qu’avec l’autorisation écrite préalable de la personne concernée par ces documents, l’époux survivant ou cohabitant légal si elle est décédée, ou l’un de ses descendants au premier degré. S’il n’y a aucun descendant au premier degré, c’est au Collège échevinal de prendre une décision. Le chercheur sera prié de s’engager à n’utiliser les informations récoltées qu’à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques.

L’article 3 de cet arrêté indique également que la commune ne peut pas fournir l’adresse de la personne concernée, de l’époux survivant ou des descendants au chercheur. Celui-ci, s’il ne la connaît pas, peut joindre une demande écrite au courrier adressé à la Ville, qui se chargera de transmettre ladite demande.

Les délais sont différents pour les actes d’état civil. Depuis la mise en place de la nouvelle réglementation au 31/03/2019 (Code civil, article 29), les actes de naissance de plus de 100 ans, les actes de mariage de plus de 75 ans et les actes de décès de plus de 50 ans peuvent être librement délivrés au demandeur. Les personnes concernées par ces actes, l’époux ou cohabitant légal, les ascendants et descendants, le représentant légal, leur notaire et leur avocat peuvent obtenir un extrait ou une copie de ces actes s’ils ont respectivement moins de 100, 75 ou 50 ans. Les chercheurs sans lien direct avec les personnes concernées par ces actes doivent obtenir une autorisation de la famille, selon les mêmes principes que pour les registres de population.

Pour la consultation de documents relatifs à la population et à l’état civil, s’adresser aux Services concernés qui relaieront la demande aux Archives en cas de nécessité. Pour les recherches généalogiques, merci de bien vouloir fournir un maximum d’informations sur les individus recherchés. Pour l’obtention de certains documents administratifs, utiliser l’e-Guichet :

https://www.villedecomines-warneton.be/ma-commune/services-communaux/demarches-services/e-guichet

Les permis d’urbanisme peuvent être consultés par les propriétaires actuels du terrain étudié. Ces dossiers se trouvent à l’Hôtel de Ville de Comines. Pour toute demande de consultation, s’adresser au Service Urbanisme.

Les permis d’environnement s’avérant nécessaires dans le cadre d’une étude de sol, le propriétaire actuel du site industriel étudié peut donc demander à en consulter l’historique. Ces documents se trouvent à l’Hôtel de Ville de Comines. Pour toute demande de consultation, s’adresser au Service Environnement.

Pour la consultation d’autres archives communales, adresser une demande écrite à l’attention du Collège échevinal.

 

Plus d’infos...

Archives de l’État à Tournai (Belgique) :
Rue des Augustins 20
7500 Tournai
Internet : http://www.arch.be/index.php?l=fr&m=en-pratique&r=nos-salles-de-lecture&d=tournai
Contact e-mail : YXJjaGl2ZXMudG91cm5haUBhcmNoLmJl
Téléphone : 069/22.53.76


Archives générales du Royaume (Belgique) :
Rue de Ruysbroeck 2
1000 Bruxelles
Internet :http://www.arch.be/index.php?l=fr
Contact e-mail : YXJjaGl2ZXMuZ2VuZXJhbGVzQGFyY2guYmU=
Téléphone : 025/13.76.80


Maison du Patrimoine / Archives communales de Comines-France (France)
Rue du Pont 4/6
59559 Comines CEDEX
Internet : https://www.ville-comines.fr/les-services/les-archives
Contact e-mail : cGF0cmltb2luZUB2aWxsZS1jb21pbmVzLmZy
Téléphone (France) : 0320/14.21.54


Société d’Histoire de Comines-Warneton et de la Région (Belgique) :
Place de l’Abbaye 3 (Hôtel de Ville)
7784 Warneton
Internet : http://shcwr.net/
Contact e-mail : aW5mb0BzaGN3ci5uZXQ=
Téléphone : 056/55.79.66